Politica di confidenzialità UTMB® Mont-Blanc

La versione originale del presente documento (privacy policy UTMB® ) è in francese. In caso di incongruenza o discrepanza tra la versione francese e una qualsiasi delle altre versioni linguistiche del presente testo, prevarrà la versione francese. 

SAS UTMB Group (SIRET 452 633 365 00021 ; 31 rue du Lyret 74400 Chamonix Mont-Blanc) organizza l'UTMB® Mont-Blanc in collaborazione con l'associazione Trailers du Mont Blanc i comuni di Chamonix, Courmayeur, Orsières, Bourg Saint Maurice, Les Houches, Saint-Gervais Mont-Blanc, Servoz, Vallorcine, Hauteluce, Beaufort, Séez, Les Contamines Montjoie, La Thuile, Pré Saint Didier, Morgex, Martigny-Combe, Trient, Bovernier. La presente informativa sulla privacy descrive l'utilizzo dei dati effettuato durante la tua partecipazione all'UTMB® Mont-Blanc come corridore, assistente o volontario.

La società SAS UTMB Group attribuisce grande importanza alla protezione dei dati personali e utilizza gli strumenti e le procedure più appropriate per garantirne la sicurezza.

Iscrizione come corridore ad una delle gare dell'UTMB®

Raccogliamo i dati al momento dell'iscrizione ad una delle gare dell'UTMB® Mont-Blanc come parte della tua partecipazione ad un evento sportivo internazionale che richiede alcune informazioni sui partecipanti per il corretto svolgimento dell'evento e la sicurezza di tutti.

Questi dati sono raccolti attraverso la piattaforma d'iscrizione creata dalla società Livetrail SARL, per conto della società SAS UTMB Group, organizzatrice dell'UTMB® Mont-Blanc e responsabile del trattamento dei dati. I dati di iscrizione sono accessibili ai dirigenti e dipendenti della società UTMB Group, persone autorizzate a gestire l'organizzazione dell'evento UTMB® Mont-Blanc. Queste persone devono rispettare la clausola di riservatezza presente nel loro contratto.

Tutti i dati del corridore sono conservati per un periodo di 10 anni, rinnovabile ad ogni iscrizione, corrispondente al periodo legale di conservazione del certificato medico di non controindicazione alla pratica dell'atletica o delle gare di corsa, o la tessera sportiva. Durante questo periodo, SAS UTMB Group, deve essere in grado di contattare il corridore per qualsiasi domanda relativa al suo certificato o tessera sportiva.

Oltre questi 10 anni, e salvo esplicita autorizzazione del corridore, tutti i dati sono cancellati fatta eccezione per il cognome, nome, data di nascita, sesso e nazionalità per mantenere le classifiche.

Questa raccolta di dati è giustificata da:

  • La necessità di identificare ogni partecipante individualmente e con certezza (attraverso un cognome, nome, cognome, data di nascita, sesso e nazionalità), al fine di garantire la sua sicurezza, per controllare le gare di qualificazione portate a termine e stabilire classifiche sportive affidabili.
  • La necessità di poter contattare il partecipante con qualsiasi mezzo per fornirgli tutte le informazioni relative alla sua partecipazione all'evento, prima, durante e dopo la gara. Nell'ambito dell'organizzazione dell'evento, la società SAS UTMB Group può contattare un corridore per telefono, e-mail o per posta.
  • La necessità di identificare una persona di contatto in caso di emergenza per garantire la sicurezza del corridore o per ottenere qualsiasi informazione utile per fornire assistenza medica durante la corsa.

Le operazioni di trattamento associate a questi dati sono le seguenti:

  • Consentire ad ogni concorrente di accedere al proprio spazio corridore e beneficiare di tutti i servizi relativi all'iscrizione all'evento.
  • Gestione delle iscrizioni ad una competizione sportiva (convalida delle informazioni necessarie per la partecipazione, pagamento, gestione dei documenti obbligatori).
  • Verifica della partecipazione alle gare di qualificazione
  • Invio di e-mail e risposta alle richieste dei corridori tramite il CRM Salesforce.
  • Invio di newsletter (mail informative). Queste informazioni sono necessarie per il corretto svolgimento dell'evento e per la sicurezza dei partecipanti. Sono quindi obbligatorie per tutti i concorrenti.
  • Invio di newsletter di marketing, per conto dei nostri partner, ai partecipanti. Queste informazioni sono facoltative e ogni corridore può, al momento dell'iscrizione o ritornando al suo spazio corridore, accettare o rifiutare queste e-mail.
  • Istituzione di un elenco di concorrenti consultabile sul sito utmbmontblanc.com, stampato ed esposto alla distribuzione dei pettorali. Questo elenco include i nomi, i cognomi, i numeri di pettorale e il club d'appartenenza dei partecipanti.
  • Progettazione e stampa dei pettorali necessari per identificare i corridori durante la gara.
  • Monitoraggio cronometrico della gara durante l'evento su utmb.livetrail.net e utmbmontblanc.com per il pubblico, il PC corsa e il PC soccorso.
  • Realizzazione di animazioni con i nostri partner durante l'evento
  • Istituzione e pubblicazione delle classifiche e trasmissione dei risultati all'International Trail Running Association (ITRA), alla French Athletics Federation (FFA) e all'Ultra-Trail® World Tour (UTWT).

Alcuni trattamenti di dati personali sono effettuati con organizzazioni esterne che possiedono una propria competenza necessaria per lo svolgimento di alcuni compiti importanti per l'organizzazione dell'evento:

  • L'azienda Estimprim che si occupa della stampa dei pettorali. Vengono trasmessi i seguenti dati personali: cognome, nome, data di nascita, nazionalità
  • L'associazione Atleti per la trasparenza : l'associazione ha istituito uno spazio salute in cui un corridore può dichiarare determinati trattamenti o patologie. SAS UTMB Group si interfaccia con questa società per determinare se i suoi partecipanti hanno uno spazio salute e se questo presenta alcune informazioni mediche che potrebbero influenzare qualsiasi cura durante un soccorso. L'azienda SAS UTMB Group non ha mai accesso alle informazioni mediche. Queste ultime sono disponibili solo per i medici di gara durante l'evento. Vengono trasmessi i seguenti dati: cognome, nome, data di nascita, sesso, nazionalità, indirizzo e-mail. Questi dati vengono utilizzati e trasmessi solo per determinare se i partecipanti abbiano o meno uno spazio salute. Non vengono elaborati in nessun altro modo.
  • L'International Trail Running Association (ITRA) per la pubblicazione delle classifiche e l'assegnazione dei punti ITRA necessari per l'iscrizione ad una delle gare UTMB® Mont-Blanc per gli anni futuri. Vengono trasmessi i seguenti dati: cognome, nome, data di nascita, sesso, nazionalità
  • Partner commerciali per la realizzazione di animazioni durante l'evento. Vengono trasmessi i seguenti dati: nome, cognome, numero di pettorale e indirizzo e-mail.
  • Livetrail per la gestione delle gare e la classifica

I dati sono trasmessi a queste società solo nell'ambito dei lavori che sono stati loro commissionati dalla società SAS UTMB Group, organizzatrice dell'UTMB® Mont-Blanc. In nessun caso SAS UTMB Group autorizza queste organizzazioni ad utilizzare questi dati per altri scopi. Qualsiasi uso improprio di questi dati da parte di queste organizzazioni terze non può essere responsabilità di SAS UTMB Group.

Casi particolari di iscrizioni tramite pettorali solidali

I corridori possono scegliere di iscriversi ad una delle gare facendo una donazione ad un'associazione partner dell'UTMB® Mont-Blanc. In questo contesto, SAS UTMB Group trasmette all'associazione interessata le seguenti informazioni, necessarie alla comunicazione con l’associazione in questione: nome, cognome, paese, e-mail e telefono.
In nessun caso SAS UTMB Group autorizza queste organizzazioni ad utilizzare questi dati per altri scopi. Qualsiasi uso improprio di questi dati da parte di queste organizzazioni terze non può essere responsabilità di SAS UTMB Group.

Spazio accompagnatore

Chiunque può creare uno spazio accompagnatore sul sito web www.utmbworld.com, il che consente di accedere a tutta una serie di documenti, messi a disposizione dall'organizzazione, che forniscono informazioni utili sull'organizzazione dell'evento.
Sono richieste le seguenti informazioni: cognome, nome, nazionalità, data di nascita, numero di telefono, e-mail, indirizzo, cognome e nome del corridore che si desidera seguire.
Questa raccolta è giustificata dalla necessità di identificare l'accompagnatore e di potergli trasmettere tutte le informazioni necessarie per il servizio richiesto (gli accompagnatori ricevono le stesse e-mail e gli stessi sms con le informazioni di gara inviati ai corridori per poterli seguire nella miglior maniera possibile).

Servizio SMS

Chiunque può iscriversi ad un servizio SMS specifico di Livetrail (fornitore di servizi per SAS UTMB Group) durante le gare UTMB® Mont-Blanc. Si tratta di informazioni relative ai tempi di passaggio dei corridori seguiti in alcuni punti del percorso. Viene raccolto solo il numero di telefono (così come il numero di pettorale del corridore monitorato). Alcuni volontari agli sportelli informativi hanno eccezionalmente accesso a queste informazioni per la gestione e la commercializzazione di questo servizio durante l'evento. Si impegnano a rispettare tutte le regole di riservatezza comunicate da SAS UTMB Group.
Su questi dati non viene effettuato alcun trattamento ulteriore.

Prenotazione dei servizi di trasporto

La società SAS UTMB Group offre un servizio di trasporto aperto a chiunque voglia seguire le gare. Al momento dell'iscrizione a questo servizio, vengono richiesti i seguenti dati personali: cognome, nome, data di nascita e indirizzo e-mail.
Questa raccolta è giustificata dalla necessità di identificare ciascun proprietario di un biglietto di trasporto e di verificare che abbia l'età minima richiesta per utilizzare il suddetto trasporto.
Tali dati non sono trattati in altro modo se non per la gestione della prenotazione dei trasporti. Sono trattati internamente e non sono trasmessi al fornitore del servizio di trasporto.
Alcuni volontari presso i punti di informazione hanno accesso a questi dati nell'ambito della distribuzione e della convalida dei biglietti.

Dati dei volontari

Le informazioni raccolte sono soggette a un trattamento volto a informarti sulla gara e le tue missioni, per eseguire la pianificazione e per contattarti. La registrazione come volontario sull'UTMB® Mont-Blanc implica quindi l'accettazione di e-mail tecniche e informazioni necessarie per la corretta conoscenza dell'evento e l'esecuzione della tua missione, durante l'anno del tuo registrazione come volontario.

L'indirizzo email può anche essere utilizzato entro cinque anni dalla registrazione come volontario per le chiamate di volontariato per le nuove edizioni dell'UTMB® Mont-Blanc. I numeri di telefono di alcuni volontari possono essere inclusi in una directory distribuita solo internamente all'interno del Comitato Organizzatore per facilitare le comunicazioni all'interno dell'organizzazione.

Nel complesso, i dati sono utilizzati solo dai membri collegati all'organizzazione dell'UTMB® Mont-Blanc come parte della gestione dei volontari: membri dell'associazione "Les Trailers du Mont-Blanc", dipendenti della società SAS UTMB Group, volontari e fornitori dell'evento. In nessun caso questi dati vengono trasmessi a terzi per qualsiasi altra ragione non correlata all'organizzazione dell'evento (eccetto legale).

Per convalidare la registrazione come volontario, i minori devono inviare un'autorizzazione dal loro rappresentante legale nella forma: "Io, il sottoscritto XXX, il rappresentante legale del minore XXX, lo autorizzo a partecipare come volontario all'UTMB® Mont-Blanc avendo letto le condizioni di partecipazione e la politica di protezione dei dati dei volontari consultabili sul sito dell'evento ".

I dati sono conservati per un periodo di cinque anni dall'edizione di registrazione come volontario. Questo periodo è rinnovabile per ogni nuova partecipazione.

Hai il diritto di accedere, rettificare o cancellare le informazioni che ti riguardano. È inoltre possibile, per motivi legittimi, opporsi al trattamento dei dati che vi riguardano.

Queste richieste possono essere fatte da:

Cookies

I siti internet www.utmbworld.com e www.utmb.livetrail.net utilizzano dei cookies. Questi file memorizzati sul tuo computer vengono utilizzati per facilitare l'accesso ai servizi che offriamo. I cookie presenti su questi siti non contengono informazioni personali e sono progettati per essere utilizzati esclusivamente da SAS UTMB Group. Vi informiamo che potete opporvi alla registrazione di questi "cookies" configurando il vostro computer secondo le modalità descritte nel sito web della CNIL (https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser).

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Accesso ai dati - Informazioni - Reclami

Chiunque può avere accesso ai dati personali che lo riguardano sul suo spazio accessibile dal seguente link: https://utmbmontblanc.com/fr/page/172/membre.html

Qualsiasi richiesta di accuratezza, chiarimento, modifica o cancellazione dei dati deve essere presentata:

  1. Per posta al seguente indirizzo:

DPO UTMB®
SAS UTMB Group
31 rue du Lyret
74400 Chamonix

  1. Per e-mail al seguente indirizzo: dpo@utmb.world

Qualsiasi richiesta di accesso,  modifica o cancellazione  dei dati personali sarà trattata nel più breve tempo possibile, entro un periodo massimo di 1 mese dalla ricezione della richiesta.

Hai il diritto di presentare un reclamo alla CNIL (https://www.cnil.fr).

Modifiche alla nostra politica sulla privacy

La nostra politica sulla privacy può evolvere per soddisfare gli obblighi di legge o per migliorarne il contenuto al fine di tenerti meglio informato sul trattamento dei dati. Eventuali aggiornamenti saranno effettuati su questa pagina. Aggiornato il 16 dicembre 2020.